업무시 단축키를 잘 숙지하고 사용하는 습관을 들인다면 잦은 마우스 사용으로 인한 손목통증을 줄이고 업무속도 향상에도 큰 도움이 될만한 필수 단축키를 모아 소개드리니 작업시 미약하게나마 도움이 되길 바랍니다.
목차
1. ALT 단축키
ALT 단축키를 사용하면 엑셀 리본 메뉴에 표시되는 대부분의 기능을 단축키로 실행할 수 있습니다. 아래 예시를 보시면 셀 넓이가 제각각으로 되어 있어 자동맞춤 기능을 단축키로 한 번 실행해 보겠습니다.
데이터가 입력된 범위를 드래그해서 선택하고 ALT키를 누르게 되면 상단 메뉴에 여러 알파벳이 표시되는데 홈탭으로 이동해야하기 때문에 다음 키는 H를 누르면 추가로 다른 알파벳이 표기가 됩니다.
여기서 서식으로 이동해야 하기 때문에 O키를 눌러줍니다. 누르게 되면 서식이 눌리면서 여러 메뉴가 보이는데 그 중 행 높이 자동 맞춤 즉, A키를 누르면
이렇게 자동으로 행 높이가 맞춰지게 됩니다.
이렇게 같은 방법으로 열 넓이도 ALT키를 활용해 맞출 수도 있는데 ALT – H – O – I 순으로 누르게 되면 이렇게 열 넓이도 맞출 수 있습니다.
2. 이전 작업을 반복하는 단축키 F4
F4를 활용해 이전 작업했던 것들을 반복적으로 쉽게 수행할 수 있는데 가령 해당 부분에 색을 채워 넣었고 이 색상과 같은 방법으로 다른 칸에 색을 채워 넣고 싶다면 F4를 활용해보세요.
그럼 이렇게 간단하게 마우스를 움직이지 않고 원하는 칸에 색상을 채워 넣을 수 있게 됩니다.
3. 다시실행 / 실행취소
작업을 하다 보면 실수로 다른 키를 입력해 이전 작업했던 환경으로 돌리고 싶거나 혹은 다시 했던 작업으로 돌리고자 할 때 유용하게 쓸 수 있는 단축키 입니다. 아래 예제 처럼 실수로 글자를 지웠을 때 간단히 되돌리고 싶다면 CTRL + Z키를 누르면 이전에 했던 작업을 되돌리게 됩니다.
반대로 앞선 작업들을 다시 하고 싶다면 CTRL + Y를 누르면 쉽게 해결 할 수 있습니다.
4. 저장 / 다른이름으로 저장
파일을 저장하는 기본적인 단축키로써 CTRL + S를 보통 많이 활용 하시게 됩니다. 다만, 실무에서 각 버전별로 파일을 나누거나 저장할 때가 많습니다.
그래서 문서 수정 후 바로 해당키를 누르게 되면 이전 버전을 저장 못하고 바로 덮어쓰기가 되는 경우가 발생하는데 이럴 때 F12를 쓰면 기존 파일은 유지한 상태로 새로운 파일을 저장하면서 파일 버전관리 함에 용이하게 됩니다.
5. 범위 이동과 선택 단축키
실무에서 수백 수천에 달하는 행과 열에 해당하는 많은 데이터를 다루게 되는데 이럴 때 원하는 데이터를 빠르게 이동하고 선택하는게 가장 효율적으로 업무를 볼 수 있습니다. 해당 셀을 클릭 후 CTRL + 방향키 오른쪽키를 누르면 연속된 데이터의 끝으로 이동하고 아래 방향키를 누르면 연속된 데이터의 끝으로 한번에 이동합니다.
동일한 방법으로 SHIFT키를 누른채 방향키를 누르게 되면 원하는 범위 만큼 한 칸씩 확장 할 수 있습니다.
CTRL + SHIFT키를 동시에 누른 상태로 방향키를 누르게 되면 이런식으로 연속된 범위 끝까지 선택할 수 있습니다. 다만, CTRL + 방향키는 연속된 범위만 이동하므로 중간에 빈칸이 있으면 아래 예제 처럼 끝까지 이동할 수 없습니다.
6. 셀 범위 삽입/삭제
데이터를 입력 후 간혹 까먹거나 혹은 다른 데이터를 중간에 삽입 혹은 필요가 없어 해당 행을 삭제해야 할 일이 있습니다. 그럴 때 단축키로 간단하게 사용하게 되면 상당히 편리합니다. 예시를 통해 전체 행을 SHIFT + SPACE를 이용해 전체 행을 선택 합니다.
이후 CTRL키와 +(더하기 키),-(마이너스 키)를 사용하면 병합된 크기만큼 늘리거나 혹은 반대로 줄일 수도 있습니다.
7. 범위 밀어서 붙여넣는 방법
열의 순서를 바꾸고 싶거나 바꿔야 할 때 쓸 수 있는 방법인 범위 밀어서 붙여넣는 방법입니다. 옮기자 하는 행을 선택 후 SHIFT키를 누른채 마우스 커서를 해당 네모박스에 가져다 대면 십자가 표시로 변합니다. 그때 옮기고자 하는 행으로 그대로 드래그해서 놓으면 이렇게 간단하게 옮겨지게 됩니다.
마무리
이상 실무에 꼭 필요한 단축키를 배웠고 (2)에선 더 많은 기능과 그리고 업무효율성을 끌어올릴 수 있는 유용한 단축키를 소개하도록 하겠습니다.